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個人情報および特定個人情報の取り扱い

個人情報および特定個人情報の取り扱い

◆個人情報の取り扱いに関して

１．事業者の氏名又は名称、及び代表者の氏名
　西日本オフィスメーション株式会社　代表取締役社長　藤井幸郎
　広島県広島市西区商工センター３－５－１６　　　TEL（０８２）２７０－３８１１（代）

２．個人情報保護管理者
　ソリューションシステム部　担当課長　　TEL（０８２）２７０－３８１１（代）

３．取得する個人情報の利用目的
　(1)開示対象となる個人情報の利用目的

取得する個人情報	利用目的
当社のお客様及び見込み客情報	当社からの請求業務やセミナー・商品のご案内、お問合せの回答の為
当社へ入社を希望される方の個人情報	採用選考及び会社説明会等の採用選考に関する情報のご提供やご連絡の為
従業者情報（退職者を含む）	人事労務手続き、社会保険手続き、給与計算他の為

　(2)開示対象とならない個人情報の利用目的

取得する個人情報	利用目的
受託情報（当社お客様の保有する従業員や顧客等の個人情報）	ソフトウェアの受託開発業務およびサポート保守業務において、動作検証および整合性確認の為

４．個人情報の提供について
　　当社は取得させていただいた個人情報を適切に管理し、以下の範囲において第三者に提供いたします。
　(1)給与・賞与等管理業務において、金融機関に従業者の預金口座番号、社員名、振込先銀行、振込金額等の情報を提供いたします。
　(2)グループウエアにおいてグループ会社間で相互連絡の目的で、従業者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の個人情報を共同利用します。

５．個人情報の委託について
　　取得した個人情報は利用目的の範囲において、外部に委託する場合があります。
　　個人情報に関する業務を外部委託する場合、当社の求める一定のセキュリティ基準を満たしている外部委託先を選定しています。
６．個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先
　　お客様相談窓口名称　　西日本オフィスメーション株式会社　お客様相談窓口
　　電話による場合　　　　（０８２）２７０－３８１１（代）
　　月曜日～金曜日　9:00～17:00（年末年始、祝日、当社が定める休日を除く）
　　電子メールによる場合　E-mail：privacy-h@nom.co.jp
　　手紙による場合　　　　〒733-0833　広島県広島市西区商工センター３－５－１６

７．所属する認定個人情報保護団体の名称
　　一般財団法人　日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
　　苦情解決の連絡先：　〒106-0032　東京都港区六本木１－９－９　六本木ファーストビル１２Ｆ
　　認定個人情報保護事務局　電話番号：０３－５８６０－７５６５
　　フリーダイヤル：０１２０－７００－７７９

８．「保有個人データまたは第三者提供記録」の開示等に応じる手続きについて
　当社は、お客様からの保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用又は提供の拒否の要求又は第三者提供の記録の開示の要求があった場合、遅滞無く応じます。
請求手続きの詳細及び電子データによる手続きにつきましては当社の「お客様相談窓口」までお問い合わせください。
　開示等のお申出に当たっては、Webサイトの「個人情報開示等依頼書」をダウンロードし必要事項をご記入の上、本人又はその代理人であることを確認できる以下の書類を添付し、当社「お客様相談窓口」まで郵送または持参してください。

個人情報開示等依頼書

９．開示の求めをする者が本人であることの確認方法
　　本人請求者が、「本人の場合」は以下の①を、「代理人の場合」は以下の①②③をご用意ください。
　① 本人証明書類
　請求者の住民票の写し（開示等のご請求をする日前３０日以内に作成されたものに限る）及び以下から1点をご提出ください。
          a)運転免許証のコピー（写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          b)パスポートのコピー（写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          c)マイナンバーカードのコピー（表面のみ、写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          d)外国人登録証明書
          e)その他公的機関が発行する写真付証明書
　② 代理人自身証明書類
　代理人の住民票の写し（開示等のご請求をする日前３０日以内に作成されたものに限る）及び以下から1点をご提出ください。
          a)運転免許証のコピー（写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          b)パスポートのコピー（写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          c)マイナンバーカードのコピー（表面のみ、写真、名前、及び住所が確認出来るもの）
          d)外国人登録証明書
          e)その他公的機関が発行する写真付証明書
　③ 代理人資格確認書類
　　　a）未成年後見人の場合
　　　　選任決定書、登記事項証明書または戸籍謄本
　　　b）成年後見人の場合
　　　　選任決定書または登記事項証明書
　　　c）任意代理人の場合
　　　　委任状（本人捺印があるもの）および委任状に押された印鑑の印鑑証明書
【ご注意事項】
・上記書類のうち、本籍地等の機微な情報が含まれる場合には、当該箇所を塗りつぶしした上でご提出ください。
・公的機関が発行する書類（○○の写し）について、コピーは不可とします。

１０．「利用目的の通知」及び「開示」の手数料
・当社窓口までお越しいただく場合、電子データによるメール送信の場合は無料です。
・宅配の場合、開示等の手数料はいただきませんが、送付時の宅配便送料（着払い）が必要となります。　

１１．当社が安全管理のために講じた措置
　基本方針の策定
　　個人データの適正な取扱いの確保のため、基本方針を策定しています。
　　個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
　組織的安全管理措置
　　従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
　人的安全管理措置
　　個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
　物理的安全管理措置
　　個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施します。
　技術的安全管理措置
　　個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止します。

制定日　平成17年7月21日

改訂日　令和６年7月18日