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個人情報および特定個人情報の取り扱い

■個人情報および特定個人情報の取り扱いに関して

取得しました個人情報は、次の管理者の元で責任をもって取り扱います。
    西日本オフィスメーション株式会社 個人情報保護管理者   代表取締役社長
     連絡先:〒733-0833 広島県広島市西区商工センター3-5-16
     TEL:(082)270-3811(代) E-mail:privacy-h@nom.co.jp
 
i.当社が取扱う個人情報および特定個人情報とその利用目的は以下の通りです。
  1.当社の社員及び退職者情報(事務処理および給与計算等に利用します)
  2.特定個人情報(社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のみに利用します。)
  3.採用応募者の情報(採用活動に関する連絡等に利用します)
  4.当社のお客様及び見込み客情報(当社からの請求業務やセミナー・商品のご案内、お問合せの回答に利用します)
  5.当社お客様の保有する従業員や顧客等の個人情報(ソフトウェアの受託開発業務およびサポート保守業務において、
  動作検証および整合性確認の目的で利用します。)
  
ii. 当社は取得させていただいた個人情報および特定個人情報を適切に管理し、以下の範囲において第三者に提供いたします。
  1.給与・賞与等管理業務において、金融機関に従業者の預金口座番号、社員名、振込先銀行、振込金額等の情報を提供
  いたします。
  2.社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために行政機関等に特定個人情報を提供します。
  3.グループウェアにおいてグループ会社間で相互連絡の目的で、従業者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の個人情報を
  共同利用します。なお、特定個人情報については、共同利用はいたしません。
                      
iii. 取得した個人情報は利用目的の範囲において、特定個人情報は法令で定められた特定の事務において、外部に委託する場合
があります。
個人情報に関する業務を外部委託する場合、当社の求める一定のセキュリティ基準を満たしている外部委託先を選定し、契約によってその会社には当社が負う責任と同様の責任を負っていただいております。
 
iv. 当社が、上記ⅱ)におけるご本人の承諾に基づき、業務を遂行するために個人情報を提供する協力会社(メーカー、開発会社等)には、個人情報を漏えいや再提供しないよう、適切な管理を実施していただいております。 
  
■個人情報の開示に関して
当社が取扱う開示対象個人情報とその利用目的は以下の通りです。
  1.当社の社員及び退職者情報(事務処理および給与計算等に利用します)
  2.採用応募者の情報(採用活動に関する連絡等に利用します)
  3.当社顧客及び見込み客情報(当社からの請求業務やセミナーのご案内、商品のご案内等に利用します)
当社が取扱う開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下開示等という)に関するお問合せ、または苦情、相談は、当社「お客様相談窓口」までご連絡ください。
 
個人情報開示等依頼書個人情報開示等依頼書.pdf

開示等のお申出に当たっては、画面右上の「個人情報開示等依頼書」をダウンロードし必要事項を ご記入の上、本人又はその代理人であることを確認できる以下の書類を添付し、当社「お客様相談窓口」まで郵送または持参してください。                           
 開示等の手数料はいただきませんが、送付時の宅配便送料(着払い)が必要となります。 
 
・本人および代理人確認に必要な書類
 
本人請求者が、「本人の場合」は以下の①を、「代理人の場合」は以下の①②③をご用意ください。
 
① 本人証明書類
  請求者の住民票の写し(開示等のご請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)及び以下から1点をご提出ください。
  1.運転免許証のコピー(写真、名前、及び住所が確認出来るもの)
  2.パスポートのコピー(写真、名前、及び住所が確認出来るもの)
  3.写真つき住民基本台帳カードのコピー
  4.外国人登録証明書
  5.その他公的機関が発行する写真付証明書
 
② 代理人自身証明書類
  代理人の住民票の写し(開示等のご請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)及び以下から1点をご提出ください。
  1.運転免許証のコピー(写真、名前、及び住所が確認出来るもの)
  2.パスポートのコピー(写真、名前、及び住所が確認出来るもの)
  3.写真つき住民基本台帳カードのコピー
  4.外国人登録証明書
  5.その他公的機関が発行する写真付証明書
 
③ 代理人資格確認書類
  以下の代理人区分に該当する書類をご提出ください。
    a)未成年後見人の場合
     選任決定書、登記事項証明書または戸籍謄本
    b)成年後見人の場合
     選任決定書または登記事項証明書
    c)任意代理人の場合
     委任状(本人捺印があるもの)および委任状に押された印鑑の印鑑証明書
 
【ご注意事項】
上記書類のうち、本籍地等の機微な情報が含まれる場合には、当該箇所を塗りつぶしした上でご提出ください。
公的機関が発行する書類(○○の写し)について、コピーは不可とします。
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【お客様相談窓口】
 お客様相談窓口名称  西日本オフィスメーション株式会社 お客様相談窓口
 電話による場合    (082)270-3811(代)
              月曜日~金曜日 9:00~17:00(年末年始、祝日、当社が定める休日を除く)
 電子メールによる場合 E-mail:privacy-h@nom.co.jp
 手紙による場合    〒733-0833 広島県広島市西区商工センター3-5-16
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※当社は認定個人情報保護団体の対象事業者です。個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談を申し出ることができます。
認定個人情報保護団体の名称: 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決の連絡先: 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
     個人情報保護苦情相談室
     電話番号:03-5860-7565
     フリーダイヤル:0120-700-779

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